Efficacité & Outils
Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace.
Les documents sont disperses entre ordinateurs, emails et dossiers partages • La recherche d'un document peut prendre plusieurs minutes voire plusieurs heures • Le classement des fichiers n'est pas uniforme entre les collaborateurs • L'entreprise ne dispose pas de methode claire pour archiver et securiser ses documents
Objectifs pédagogiques
- Identifier les enjeux et les principes de l'archivage numerique dans une TPE
- Analyser l'organisation documentaire existante afin d'identifier les axes d'amelioration
- Structurer un systeme de classement numerique coherent et facile a utiliser
- Mettre en place une solution de GED adaptee aux besoins et aux moyens d'une TPE
- Mettre en oeuvre des procedures d'archivage et de recherche documentaire efficaces
- Securiser les documents numeriques et respecter les obligations legales de conservation
- Evaluer l'efficacite du systeme documentaire et ajuster son organisation
Ce que vous y gagnez
- Apres cette formation, je vais pouvoir retrouver rapidement n'importe quel document important
- Je vais savoir organiser les fichiers de mon entreprise de facon claire et durable
- Je vais reduire les pertes de temps liees a la recherche de documents
- Je vais securiser et centraliser les documents essentiels de l'entreprise
- Je vais pouvoir mettre en place une GED simple et adaptee a une TPE
Programme détaillé
- MODULE 1 : COMPRENDRE LES ENJEUX DE L'ARCHIVAGE NUMERIQUE EN TPE
Les enjeux organisationnels et juridiques de l'archivage numerique
Les risques d'une mauvaise gestion documentaire
Les principes fondamentaux de la gestion electronique des documents
Les differents types de documents a archiver dans une TPE
Panorama des solutions de GED adaptees aux petites structures
Activite pedagogique : diagnostic de l'organisation documentaire actuelle
- MODULE 2 : STRUCTURER UNE ORGANISATION DOCUMENTAIRE EFFICACE
Les bonnes pratiques de classement numerique
Construire une arborescence claire et evolutive
Definir des regles de nommage de fichiers efficaces
Organiser les droits d'acces aux documents
Mettre en place des procedures simples de gestion documentaire
Activite pedagogique : atelier pratique de construction d'une arborescence documentaire
- MODULE 3 : METTRE EN PLACE UNE GED ADAPTEE A UNE TPE
Comprendre le fonctionnement d'une GED
Identifier les besoins de l'entreprise en gestion documentaire
Comparer les solutions de GED disponibles pour les TPE
Organiser la centralisation et le partage des documents
Integrer les flux documentaires dans l'activite quotidienne
Activite pedagogique : etude de cas de choix d'une solution GED
- MODULE 4 : SECURISER ET PERENNISER L'ARCHIVAGE NUMERIQUE
Les obligations legales de conservation des documents
Les bonnes pratiques de sauvegarde des fichiers
Proteger les documents sensibles et confidentiels
Mettre en place des procedures d'archivage et de suppression
Evaluer et faire evoluer son organisation documentaire
Activite pedagogique : elaboration d'un plan de mise en place de la GED dans son entreprise
Public visé
Dirigeants de TPE souhaitant structurer et securiser la gestion de leurs documents • Managers ou responsables administratifs souhaitant optimiser l'organisation documentaire de leur entreprise • Assistants administratifs et secretaires en charge du classement et de la gestion des documents • Comptables ou gestionnaires administratifs manipulant des documents financiers et contractuels • Salaries polyvalents de TPE impliques dans la gestion administrative ou documentaire
Prérequis
Aucune competence technique en systeme d'information ou en GED n'est requise • Il n'est pas necessaire d'avoir deja utilise un logiciel d'archivage numerique • Une pratique basique de l'informatique et de la gestion de documents numeriques est recommandee • Utiliser regulierement des documents administratifs ou comptables dans son activite professionnelle
Modalités & informations pratiques.
Tarif
Devis sur demande — gratuit et sans engagement
Durée
De 7 à 35 heures, selon votre niveau de départ et vos objectifs.
Délai d'accès
Inscription possible jusqu'à 5 jours avant le début de la formation. Le délai estimé entre votre demande et l'entrée en formation est de 5 jours ouvrés minimum.
Modalités d'inscription
- Inscription par e-mail (contact@akol-formation.fr) ou téléphone (01 80 89 33 00).
- Délai de traitement : 5 jours ouvrés après réception de la demande.
- Modalités : formation en présentiel ou en visioconférence.
Accessibilité handicap
Akol Formation s'engage à accueillir et à adapter ses formations aux personnes en situation de handicap. Pour toute demande spécifique : Noam@akol-formation.fr — 01 80 89 33 00.
Méthodes pédagogiques
- Approche interactive : alternance entre théorie et pratique pour maximiser l’apprentissage.
- Exercices guidés : réalisation de projets concrets pour renforcer les compétences.
- Supports pédagogiques : tutoriels vidéo, exercices pratiques et fichiers d’exemples.
Évaluation & validation
- Évaluation formative : quiz et exercices pratiques au fil des modules.
- Évaluation pratique : réalisation d’un projet personnalisé.
- Bilan final : validation des acquis avec remise d’une attestation.
Questions fréquentes.
La formation « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » est-elle finançable par mon OPCO ?
- « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » est dispensée par Akol Formation, organisme certifié Qualiopi : elle est éligible à un financement par votre OPCO, notamment dans le domaine efficacité & outils. Le montant pris en charge dépend de votre OPCO et de votre situation — estimez le vôtre en 2 minutes avec notre simulateur de budget.
Quels sont les prérequis pour suivre « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » ?
- Pour suivre « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » dans de bonnes conditions : Aucune competence technique en systeme d'information ou en GED n'est requise • Il n'est pas necessaire d'avoir deja utilise un logiciel d'archivage numerique • Une pratique basique de l'informatique et de la gestion de documents numeriques est recommandee • Utiliser regulierement des documents administratifs ou comptables dans son activite professionnelle.
Quelle est la durée et le format de « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » ?
- La durée de « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » s'adapte à votre niveau de départ et à vos objectifs : de 7 à 35 heures, réparties sur 25 modules. Elle se déroule en présentiel ou en visioconférence, au choix.
Sous quel délai puis-je commencer « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » ?
- L'inscription à « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » est possible jusqu'à 5 jours avant le début de la formation. Le délai estimé entre votre demande et l'entrée en formation est de 5 jours ouvrés minimum, le temps d'étudier votre financement OPCO et de finaliser votre inscription.
À qui s'adresse la formation « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » ?
- « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » s'adresse à dirigeants de TPE souhaitant structurer et securiser la gestion de leurs documents • Managers ou responsables administratifs souhaitant optimiser l'organisation documentaire de leur entreprise • Assistants administratifs et secretaires en charge du classement et de la gestion des documents • Comptables ou gestionnaires administratifs manipulant des documents financiers et contractuels • Salaries polyvalents de TPE impliques dans la gestion administrative ou documentaire.
Comment sont évaluées les compétences acquises ?
- Tout au long de « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace », les acquis sont validés par des exercices pratiques et des mises en situation, puis un bilan final donne lieu à la remise d'une attestation de formation.
« Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » est-elle accessible aux personnes en situation de handicap ?
- Oui. Comme l'ensemble de nos formations, « Archivage numerique dans une TPE : optimiser la gestion documentaire et mettre en place une GED efficace » est adaptable aux personnes en situation de handicap. Un référent, Noam Dahan, vous accompagne pour toute demande spécifique (Noam@akol-formation.fr).
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